Les conditions d'agrément des accords sur le handicap depuis le 1er janvier 2020

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Depuis le 1er janvier 2020, la possibilité de s'acquitter de l'obligation d’emploi par un accord agréé sera limitée, pour inciter les entreprises à recourir à l’emploi de personnes handicapées.

Un décret du 27 mai 2019 a précisé que l'accord est transmis pour agrément à l'autorité administrative selon des modalités qui seraient définies par arrêté du ministre chargé de l’emploi.

Cet arrêté ayant été publié au journal officiel du 3 décembre 2019, je vous propose de faire un point sur les conditions relatives à la demande ou au renouvellement de cet agrément.

La loi du 5 mars 2014 réforme l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés à compter du 1er janvier 2020.

Les nouvelles mesures visent à inciter davantage l’employeur à embaucher directement des travailleurs bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).

Par conséquent, si des mesures alternatives pour l’employeur subsistes, elles sont aménagées afin d’encourager l’embauche directe de BOETH.

La possibilité d’appliquer un accord agréé ne fait pas exception.

En effet le recours à ces accords sera limité et les conditions d’agrément révisées.

Rappel sur les possibilités pour l’employeur de s’acquitter de son obligation d’emploi de travailleurs handicapés

Si, à compter du 1er janvier 2020, toutes les entreprises devront déclarer en DSN (déclaration sociale nominative) les statuts des bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés, seules les entreprises, d’au moins 20 salariés, restent assujetties à l’obligation d’emploi.

Si l’emploi direct est à privilégier, le recours aux mesures alternatives est possible.

  • L’emploi direct de BOETH

Tout salarié reconnu BOETH au titre de l’article L. 5212-13 du Code du travail et qui est embauché par l’employeur, sera retenu dans les effectifs, quelles que soient la durée et la nature de leur contrat, permettant ainsi à l’employeur de satisfaire son obligation.

Cela signifie que les stagiaires, les personnes en période de mise en situation en milieu professionnel et les personnes mises à disposition par les entreprises de travail temporaire ou les groupements d’employeur sont également pris en compte.

Il convient de noter que pour les entreprises de travail temporaire, les groupements d’employeurs et les entreprises de portage salarial, les salariés portés ou mis à disposition ne sont pas pris en compte dans les effectifs de bénéficiaires de l'obligation d’emploi.

Enfin, à compter du 1er janvier 2020, les bénéficiaires de l’obligation d’emploi âgés d’au moins 50 ans (et ceux atteignant 50 ans au cours de l’année civile) seront comptabilisés à hauteur de 150 % : le nombre de bénéficiaires âgés d’au moins 50 ans, sera multiplié par 1,5.

  • Un accord handicap

L’employeur peut aussi faire l’application d’un accord agréé.

Il peut s’agir d’un accord de branche, de groupe ou d’entreprise.

Par conséquent, il ne sera plus possible de conclure d'accords d'établissement (l'obligation d’emploi s'appliquant au niveau de l'entreprise).

L’accord doit prévoir la mise en œuvre d’un programme pluriannuel en faveur des travailleurs handicapés pour une durée maximale de trois ans, renouvelable une fois. Cette durée limitée des accords a été ajoutée par la loi « avenir professionnel » du 5 septembre 2018.

  • Qu’en est-il des autres mesures alternatives ?

Les autres mesures alternatives ne sont plus directement prises en compte pour comptabiliser le nombre de bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés.

Elles viennent en déduction de l’éventuelle contribution.

Pour rappel, le calcul de la contribution suit les étapes suivantes :

La différence entre le nombre de bénéficiaire devant être employés et celui des bénéficiaires effectivement employés constitue le nombre de bénéficiaires manquants.

C’est à partir de ce nombre que la contribution est déterminée.

En effet, la contribution (avant déduction) est égale au produit du nombre de bénéficiaires manquant par un taux fixé à l’article D. 5212-20 du Code du travail et qui dépend de l’effectif de l’entreprise.

Sous réserve de respecter certaines conditions, c’est sur ce montant que l’employeur pourra appliquer diverses déductions :

  • au titre des emplois exigeant des conditions d’aptitude particulières,
  • au titre des contrats de sous-traitance et de portage salarial,
  • au titre de dépenses supportées directement par l’entreprise et destinées à favoriser l’accueil, l’insertion ou le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés qui ne lui incombent pas en application d’une disposition législative ou réglementaire.

Le contenu de l’accord

C’est le décret du 27 mai 2019 qui fixe le contenu et les conditions d’agrément de l’accord.

Pour que l'accord soit agréé, le programme pluriannuel qu'il prévoit doit comporter :

  • un plan d’embauche,
  • un plan de maintien dans l’emploi dans l'entreprise.

Ces documents sont assortis d'objectifs, au nombre desquels doivent notamment figurer, pour chaque année d'exécution du programme, le nombre de bénéficiaires de l'obligation d’emploi rapporté à l'effectif d'assujettissement et le nombre de ces bénéficiaires dont le recrutement est envisagé.

Ils précisent en outre le financement prévisionnel des différentes actions programmées.

Le montant du financement par l’employeur du programme pluriannuel est au moins égal, par année, au montant de la contribution due au titre de cette même année, déductions comprises (en matière d’accueil, d’insertion ou de maintien dans l’emploi).

Lorsque le programme comporte des actions de sensibilisation des salariés de l'entreprise ou des actions de pilotage et de suivi, les sommes consacrées au financement de ces actions ne peuvent excéder 25% du total des sommes consacrées au financement des actions prévues par l'accord.

Le programme pluriannuel est établi par année civile.

Le montant du financement par l’employeur mentionné dans l’accord est révisé chaque année sur la base du montant de la contribution qui aurait dû être versée l'année précédente, à l'exclusion des déductions.

Les montants de financement annuels prévus au titre du programme qui n'ont pas été dépensés sont reportés sur l'année suivante.

Une fois l'accord négocié, signé et déposé dans la base d’accords en ligne D@ccord, la demande d'agrément doit être adressée en vue de son instruction aux autorités administratives compétentes.

Demande ou renouvellement d’agrément de l’accord

L’ordonnance « coquille « du 21 août 2019 indique que les accords mentionnés agréés et entrés en vigueur avant le 1er janvier 2020 continuent à produire leurs effets jusqu’à leur terme et peuvent être renouvelés une fois pour une durée maximale de trois ans, à l’exception des accords d’établissement qui ne peuvent pas être renouvelés.

  • Demande d’agrément

L'accord est transmis pour agrément à l'autorité administrative compétente par la partie la plus diligente au plus tard le 31 mars de la première année de mise en œuvre du programme, selon des modalités définies par un arrêté du 25 novembre 2019 qui a été publié au journal officiel du 3 décembre.

En cas de demande d’agrément de l’accord, le dossier de demande doit comporter les éléments suivants :

  • le récépissé du dépôt de l'accord,
  • un état des lieux préalable comportant notamment des données générales sur l'entreprise, le groupe ou la branche professionnelles et sur son ou ses secteurs d'activité, ainsi qu'un bilan de la situation des conditions de travail et de l’emploi des travailleurs handicapés,
  • l'accord signé comprenant la mise en œuvre d'un programme pluriannuel d'une durée maximale de trois ans et comportant un plan d’embauche et un plan de maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, des objectifs annuels et des indicateurs de suivi, ainsi que le budget prévisionnel consacré au financement des différentes actions programmées.

Les autorités administratives compétentes pour délivrer l'agrément sont :

  • Pour l'accord de branche, le ministre chargé de l’emploi : délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) 14, avenue Duquesne, 75350 Paris SP07
  • Pour les accords de groupe ou d'entreprise, le préfet du département :
  • Pour l'accord de groupe concernant des entreprises situées dans plusieurs départements est déposé auprès du préfet (UD/DIRECCTE) du département où est situé le siège de l'entreprise dominante, définie à l'article L. 2331-1 du code du travail,
  • Pour l'accord d'entreprise concernant des établissements situés dans plusieurs départements est déposé auprès du préfet (UD/DIRECCTE) du département où est situé le siège de l'entreprise.

L'agrément est délivré pour la durée de validité de l'accord.

L'autorité administrative compétente prend en compte la nature, la portée et la cohérence des différentes actions envisagées ainsi que le respect des conditions liées au contenu.

L’employeur dresse un bilan annuel de la mise en œuvre de l'accord qu'il présente, selon les cas, au comité social et économique ou au comité de groupe.

La mise en œuvre des accords de branche fait également l'objet d'un bilan annuel.

Dans les deux mois qui suivent le terme de l'accord, l’employeur ou la branche transmet à l'autorité administrative compétente:

  • les bilans annuels et le bilan récapitulatif des actions réalisées dans le cadre de l'accord, précisant leur financement,
  • le solde des dépenses exposées pour la mise en œuvre du programme au regard du montant des contributions.

L’employeur ou la branche communique également, à la demande de l'autorité administrative compétente, les pièces justificatives nécessaires au contrôle du bilan récapitulatif des actions réalisées.

Le décret précise que le montant des sommes consacrées au financement des actions prévues par les accords d'entreprise, d'établissement, de groupe ou de branche agréés avant le 1er janvier 2020 est évalué, à compter du 1er janvier 2020.

Dans le cadre d'un renouvellement d'agrément, le dépôt et la demande d'agrément se font selon les mêmes modalités que pour la demande initiale d'agrément.

Les accords sont agréés pour la durée de validité de l'accord, comptée en années civiles, soit une durée limitée à trois ans. Ils ne peuvent donc pas être prorogés par tacite reconduction.

  • Demande de renouvellement

L'agrément de l'accord peut être renouvelé une fois par l'autorité compétente pour une durée maximale de trois ans, selon des modalités définies par l’arrêté du 25 novembre.

Le dossier de demande de renouvellement d'agrément de l'accord doit comporter :

  • un bilan qualitatif et quantitatif du précédent accord agréé arrivé à échéance, comprenant notamment l'évolution du nombre de bénéficiaires de l'obligation d’emploi rapporté à l'effectif d'assujettissement constatée sur la durée de l'accord et le nombre de ces bénéficiaires dont le recrutement a été effectif au cours de la durée de l'accord, par type de contrat, ainsi que les éléments financiers rapportés aux différentes actions programmées,
  • selon l’employeur, la présentation faite chaque année devant le comité social et économique ou le comité de groupe ou la branche du bilan annuel du précédent accord,
  • le nouvel accord signé,
  • le récépissé de dépôt du nouvel accord signé.

Le renouvellement de l'agrément est accordé après présentation, selon les cas, au comité social et économique ou au comité de groupe, ou après examen par la branche, du bilan du programme exécuté et de la demande de renouvellement.

Le renouvellement de l'agrément est apprécié au regard du bilan quantitatif et qualitatif du programme réalisé et du nouveau programme pluriannuel élaboré.

Si les dépenses réalisées pour la durée du programme sont inférieures au montant total des contributions, (déduction comprises), l’employeur versera le montant correspondant à la différence à l’Urssaf ou à la MSA compétente.

Si l'autorité administrative compétente fait droit à la demande de renouvellement, elle peut autoriser le report total ou partiel de ce solde sur le nouveau programme.

A défaut de renouvellement de l'agrément, cette autorité adresse à l’employeur, par tout moyen permettant de donner date certaine à sa réception par le destinataire, une notification du montant à régler.

Une copie de cette notification est adressée à l'organisme de recouvrement des cotisations de sécurité sociale dont dépend l’employeur